Il processo U di Otto Scharmer festeggerà presto il suo 20° compleanno e non c’è bisogno di dire quale incredibile impatto trasformativo abbia avuto su tante persone e organizzazioni.
In Nexus lo abbiamo usato come sfondo del nostro lavoro negli ultimi 15 anni; spesso per progettare workshop di un giorno o di tre giorni, ma anche un intero intervento con un cliente, esteso per diversi mesi, in cui ad esempio posizioniamo prima di tutto la fase di Presencing e, su questa base, costruiamo la fase di Sensing come processo per arrivarci.
Ciò che credo sia meno noto è che il processo U è uno strumento “frattale”, che si può applicare a eventi o interventi di qualsiasi dimensione: da un progetto di 18 mesi a una riunione di un’ora, o anche a una telefonata di 5 minuti. Il processo è sempre lo stesso e segue la stessa sequenza:
- Sensing
- Lasciare andare
- Presencing
- Lasciar venire
- Realizzare
Quindi, la prossima volta che qualcuno vi chiama, in preda al panico, per dirvi che un elemento chiave del vostro sistema di fornitura si è rotto, invece di insistere per mantenere il vostro piano iniziale (“Non mi interessa, questo è ciò che avevamo concordato, risolvetelo! “), iniziate ad adeguare la vostra valutazione della realtà per includere la situazione aggiornata (Sensing), lasciate andare il vostro piano precedente, ma anche la vostra fantasia o il desiderio che tutto possa essere sotto controllo, ascoltate ciò che la situazione sta spingendo in avanti come il modo più evidente per attuare ancora il vostro Scopo (Presencing), lasciate che arrivino soluzioni pratiche per iniziare ad andare avanti e iniziate ad attuarle in un approccio di prova-apprendimento-regolazione (Realising).
Una delle mie storie preferite su come il Processo U possa essere applicato per risolvere situazioni complesse in un breve lasso di tempo, si è svolta nell’assolato sud della Francia, dove stavo guidando un team di 10 consulenti nella facilitazione di un evento di team building di una giornata, al quale partecipavano un centinaio di alti dirigenti di una società di investimenti europea.
Il nostro cliente ci aveva affidato il consueto compito di garantire che questi alti dirigenti “producessero” alcuni risultati tangibili e utili (“è bello giocare, ma siamo qui anche per lavorare!”) e allo stesso tempo si divertissero (“è pensato per essere un team building, le persone sono qui per rilassarsi e divertirsi!”). Nessuna contraddizione particolare che non avessimo già sperimentato prima…
Così ci siamo messi a progettare un processo divertente, anche se con obiettivi e risultati chiari. All’ora di pranzo, mentre il World Café del mattino era andato molto bene e l’energia nella stanza era quanto di più positivo si potesse sperare, era diventato chiaro che il programma che avevamo progettato per il pomeriggio doveva essere rielaborato, perché il gruppo era in uno spazio diverso e si sarebbe rifiutato di impegnarsi. Avevamo un’ora per pranzare e reinventare il programma del pomeriggio.
Considerando importante che tutto il mio team si sentisse incluso, ho suggerito che avevamo tre opzioni e ho chiesto loro quale preferissero:
- Lavorare alla riprogettazione durante il pranzo
- Lavorare alla riprogettazione e poi pranzare
- Pranzare prima e poi riprogettare
Sorpresa, sorpresa, c’è stato un voto unanime per la terza opzione… così, quando abbiamo finito di pranzare, il nostro tempo di lavoro si era ridotto a ½ ora!
Consapevole della sfida che stavamo affrontando (far sì che 10 facilitatori molto competenti, ma diversi tra loro, si mettessero d’accordo su come riprogettare un programma in 30 minuti, in modo da poter tornare ad affrontare una folla di 100 dirigenti senior nel loro tuffo post-pranzo), ho comunque deciso di giocare con la “U” e ho invitato il mio team a condividere come ritenevano fosse andata la mattinata e quale pensavano fosse lo stato del gruppo (sentimenti, dinamiche, aspettative, ecc.) – in altre parole li ho invitati a iniziare con una fase di Sensing. Dopotutto, il nostro team era molto esperto nel processo U e ho dato per scontato che, proprio come me, avrebbero trovato questo il modo migliore di procedere.
Beh, questo non teneva conto dei loro alti livelli di ansia… In pochi minuti, 2 o 3 di loro hanno iniziato a condividere le loro brillanti idee su ciò che avremmo dovuto fare – brillanti, appunto, ma molto diverse tra loro e non sempre compatibili.
Sono intervenuto per ricordare a tutti che dovevamo impegnarci in una fase di sensing, non “saltare la U”. Così ho ripetuto la mia richiesta di dipingere un quadro del gruppo come lo avevamo lasciato alla fine della mattinata.
Questo non ha fatto altro che aumentare le ansie di tutti: “Matthieu, non essere sciocco, non abbiamo tempo, dobbiamo trovare una soluzione!”.
“Certo che ce l’abbiamo, ho risposto, ed è per questo che vi chiedo di rimanere disciplinati e di seguire il processo che tutti sappiamo essere utile. Ora abbiamo sprecato 10 dei nostri preziosi 30 minuti, quindi voglio che smettiate di “saltare la U” e vi dedichiate al “Sensing”! Per favore!”.
Il silenzio che seguì fu probabilmente un misto di ansia, rabbia, incredulità, ma anche il riconoscimento che avevamo un processo che poteva aiutare e un leader che non si faceva sopraffare dall’ansia del gruppo. Così le persone si sono finalmente impegnate a condividere il loro punto di vista sulla situazione del gruppo e, dopo 10 minuti di Sensing, è emersa un’immagine chiara, condivisa e collettiva della realtà.
È diventato evidente ciò che dovevamo lasciare andare, e il senso di ciò che la situazione richiedeva era palpabile nella stanza, anche se non era ancora stato verbalizzato. Questo è il tipico territorio in cui si svolge il Presencing, nel mio ruolo di facilitatore di quel gruppo dovevo solo capire come favorirne l’emergenza.
Come se il tempo si fosse fermato in quel territorio, abbiamo trascorso mezzo minuto di silenzio profondo, riflessivo e privo di ansia, in cui tutti erano consapevoli che stavamo trovando qualcosa, ma che cercare di coglierla troppo in fretta avrebbe potuto solo farla svanire.
La svolta è arrivata forse dalla più inaspettata tra i membri del team: una giovane donna scandinava, che si era unita al team solo di recente ed era piuttosto introversa. In quel silenzio fitto, ha fornito al gruppo l’idea risolutiva: “E se li invitassimo a creare soluzioni per i problemi che hanno identificato questa mattina in piccoli gruppi tematici e chiedessimo loro di presentarle sotto forma di ricette di cucina, poesie, canzoni o spettacoli teatrali?”.
Tutti noi l’abbiamo guardata, poi ci siamo guardati l’un l’altro e abbiamo sorriso: “Sì, è fantastico, facciamolo!”. Mancavano 8 minuti alla ripresa del laboratorio.
“Ok, di cosa abbiamo bisogno per realizzare questa idea, e chi fa cosa? Io, scriverò le istruzioni sulla lavagna a fogli mobili! E io, preparo il materiale per i gruppi! Ok, e noi 3 andiamo a riordinare le sedie!”.
Tornammo nella stanza, tutto era pronto, riordinato, l’équipe allineata per animare, a un minuto e mezzo dall’inizio. Thank U !